Au quotidien, la secrétaire coordonne et organise les emplois du temps plus souvent qu'elle ne prend des notes ou des rendez-vous téléphoniques. Certes, classer des documents, saisir des lettres commerciales, des rapports ou encore des comptes-rendus font encore partie des tâches qui lui incombent. Cependant, elle ne s'y cantonne pas, loin de là !
Souvent chargée de l'accueil des personnes, des contacts téléphoniques et de l'envoi de courriels, la secrétaire doit, à travers ces interventions, fournir des informations sur l'entreprise et en donner une bonne image.
Mais elle est aussi généralement la première interlocutrice des collaborateurs au sein de la société. Qui vient-on voir dès que l'on a une question ou un souci ? La secrétaire, bien sûr ! Elle a souvent réponse à tout parce qu'elle est l'une des personnes qui connaît le mieux l'entreprise.
La secrétaire décharge aussi ses supérieurs de toutes les tâches administratives. Elle utilise les techniques de la Bureautique (traitement de texte, tableur, agenda électronique) pour saisir des courriers, organiser des déplacements, fixer des rendez-vous. Dans les PME, elle peut aussi prendre en charge la gestion des dossiers du personnel ou des stocks de fournitures, ou encore les relances clients. La diversité des tâches qui peuvent lui être confiées reflète d'ailleurs la variété des situations professionnelles rencontrées par les secrétaires.
Secrétaire médicale à l'hôpital : un métier, des compétences:
Conditions de travail
Des situations professionnelles variées. Qu'elles soient privées, publiques ou parapubliques, toutes les entreprises emploient des secrétaires, à temps complet ou à temps partiel.
Difficile de rester concentrée sur la rédaction d'un rapport important lorsqu'on est interrompue fréquemment par le téléphone, ou de boucler un dossier si l'on se heurte à une photocopieuse récalcitrante !
La profession a son lot de contraintes, elle demande de savoir s'adapter aux priorités de l'entreprise et d'être réactif. Elle permet aussi d'accéder à certaines responsabilités, en particulier dans les petites et moyennes entreprises où l'on trouve les postes les plus polyvalents. D'ailleurs, dans les petites structures, la secrétaire devient souvent assistante de direction.
Le travail de la secrétaire est fortement influencé par les nouvelles technologies de la communication (outils de la Bureautique, Internet, messagerie électronique). Certaines secrétaires travaillent même désormais de chez elles, à distance. En cas de surcroît d'activité, les sociétés peuvent faire appel à ces télétravailleuses pour effectuer des tâches précises, telles que de la facturation, du mailing, de la transcription de cassettes, de l'édition de devis, etc.
Qualités requises
Généraliste et polyvalente.
Disponibilité, polyvalence, adaptabilité, esprit d'initiative, discrétion... être secrétaire exige beaucoup de qualités. Une bonne mémoire, une excellente élocution, une connaissance approfondie de l'entreprise ainsi qu'une parfaite maîtrise de la langue française se révèlent également essentielles.
Le secrétariat est avant tout un métier fait de contacts, qui demande une bonne présentation, le sens du relationnel et le goût de la communication. Il faut rester courtoise et souriante en toutes circonstances, même au téléphone !
Par ailleurs, le sens de l'organisation est très apprécié. Il permet à la secrétaire de traiter plusieurs demandes en même temps ou de passer rapidement d'un dossier à l'autre. Souplesse et flexibilité lui sont également très utiles pour faire face aux urgences du quotidien. Enfin, la maîtrise de l'anglais, voire d'une autre langue étrangère, fait souvent la différence au moment du recrutement.
Carrière - Promotion
À la pelle !
Le métier de secrétaire est le deuxième métier le plus exercé en France, après celui d'enseignant. Recouvrant tous les domaines du monde professionnel, le secrétariat laisse entrevoir de multiples opportunités. Selon le Commissariat au Plan, 227 500 assistants et secrétaires seront recrutés d'ici à 2010, soit 20 000 nouvelles offres d'emploi par an.
Très sollicitées, les secrétaires spécialisées dans un secteur particulier (banque, publicité, droit, enseignement, tourisme...) tirent bien leur épingle du jeu. Mais, pour débuter, mieux vaut se roder dans un poste généraliste, qui constitue un bon tremplin professionnel.
Les jeunes diplômés sont très convoités par les services financiers des entreprises et par le secteur public. Mais ils le sont également par les secteurs du commerce, des services aux entreprises, de l'éducation, de la santé et de l'action sociale.
Débouchées / Salaire
La majorité des secrétaires juniors débute avec un salaire proche du Smic . Toutefois, en bénéficiant d'un niveau élevé de formation, le salaire moyen peut atteindre 1 850 euros, et jusqu'à 2 000 euros brut par mois avec une bonne maîtrise de l'anglais.
Lala, secrétaire médicale - une vidéo métier de Pôle emploi:
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